ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രാപ്തമാക്കാം. [വീഡിയോയും ക്വിസും]

സംക്ഷിപ്ത ഉത്തരം: അഡ്മിൻമാർ ആദ്യം ശരിയായ കോപൈലറ്റ്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ നയങ്ങൾ പ്രാപ്തമാക്കുകയും, തുടർന്ന് സംഘാടകർ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കുകയോ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകളിൽ റീക്യാപ്പ് ഉപയോഗിക്കുകയോ ചെയ്യുമ്പോൾ ടീമുകളിലെ AI കുറിപ്പുകൾ മികച്ച രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കും. ലൈസൻസിംഗ്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗ് തരം ശരിയായി സജ്ജീകരിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകണമെന്നില്ല അല്ലെങ്കിൽ അപൂർണ്ണമായിരിക്കാം.

പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ:

അഡ്മിൻ നിയന്ത്രണം: AI കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ് നയങ്ങൾ പരിശോധിക്കുക.

ലൈസൻസ് പരിശോധന: ഫെസിലിറ്റേറ്റർ, റീക്യാപ്പ്, കോപൈലറ്റ് സവിശേഷതകൾ ശരിയായ അവകാശത്തിലേക്ക് പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക.

ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ആവശ്യകത: മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള AI കുറിപ്പുകൾ പ്രധാനമാകുമ്പോൾ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ പ്രാപ്തമാക്കുകയും പ്രവർത്തിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.

മീറ്റിംഗ് സജ്ജീകരണം: ഔട്ട്‌പുട്ടുകൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന് വ്യക്തമായ അജണ്ടകളുള്ള ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്‌തതും പിന്തുണയ്ക്കുന്നതുമായ മീറ്റിംഗുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.

മനുഷ്യ അവലോകനം: കുറിപ്പുകൾ പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് പേരുകൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, സമയപരിധികൾ, സെൻസിറ്റീവ് വിശദാംശങ്ങൾ എന്നിവ പരിശോധിച്ചുറപ്പിക്കുക.

1. ടീമുകളിലെ AI കുറിപ്പുകൾ എന്താണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത് 🤖

ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രാപ്തമാക്കാം എന്നതിലേക്ക് കടക്കുന്നതിന് മുമ്പ് , സമാനമായ മൂന്ന് സവിശേഷതകൾ നിങ്ങൾ വേർതിരിക്കേണ്ടതുണ്ട്:

• മീറ്റിംഗിനിടെ AI- ജനറേറ്റ് ചെയ്ത കുറിപ്പുകൾ - സാധാരണയായി ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗുകളിൽ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ വഴിയാണ് നൽകുന്നത്.

• റീക്യാപ്പിലെ AI കുറിപ്പുകൾ - ഒരു മീറ്റിംഗിനോ ഇവന്റിനോ ശേഷം കാണിക്കുന്ന കുറിപ്പുകളും തുടർനടപടികളും.

• കോപൈലറ്റ് മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകൾ - മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിൽ നിന്നോ റീക്യാപ്പ് അനുഭവത്തിൽ നിന്നോ Microsoft 365 കോപൈലറ്റ് വഴി സൃഷ്ടിച്ച കുറിപ്പുകൾ.

ഫെസിലിറ്റേറ്റർക്ക് തത്സമയ AI കുറിപ്പുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും, പ്രധാന തീരുമാനങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കാനും, ചോദ്യങ്ങൾ തുറന്ന് രേഖപ്പെടുത്താനും, മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിൽ ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകാനും, ടാസ്‌ക്കുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സഹായിക്കാനും കഴിയും. മീറ്റിംഗിലേക്ക് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ചേർക്കുന്നതിനോ മീറ്റിംഗിനിടെ അത് ഓണാക്കുന്നതിനോ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് 365 കോപൈലറ്റ് ലൈസൻസ് ആവശ്യമാണെന്ന് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പറയുന്നു , എന്നിരുന്നാലും ഇന്റേണൽ മീറ്റിംഗ് പങ്കാളികൾക്ക് അത് പ്രവർത്തിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ തത്സമയ അപ്‌ഡേറ്റുകൾ കാണാൻ കഴിയും.

ആ വ്യത്യാസം പ്രധാനമാണ്, കാരണം ഒരാൾ "AI നോട്ടുകൾ" എന്ന് പറയുമ്പോൾ മിനുക്കിയ ലൈവ് നോട്ട്സ് പാനൽ എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്, മറ്റൊരാൾ മീറ്റിംഗിന് ശേഷം AI നോട്ട്സ് ടാബ് എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്. ഒരേ അടുക്കള, വ്യത്യസ്ത ഡ്രോയറുകൾ.

2. ടീമുകളിൽ AI കുറിപ്പുകൾ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ദ്രുത ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ✅

വരണ്ടതും എന്നാൽ പ്രധാനപ്പെട്ടതുമായ കാര്യം ഇതാ. ആരെങ്കിലും "ചേരുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്‌തു എന്നതുകൊണ്ട് AI നോട്ടുകൾ മാന്ത്രികമായി ദൃശ്യമാകില്ല. സാധാരണയായി നിങ്ങൾക്ക് ശരിയായ ലൈസൻസ്, ശരിയായ അഡ്മിൻ നയം, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കൽ, സവിശേഷതയെ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗ് ഫോർമാറ്റ് എന്നിവ ആവശ്യമാണ്.

ആദ്യം ഇവ പരിശോധിക്കുക:

• നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിന് ലൈവ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ AI നോട്ടുകൾക്കായി Microsoft 365 കോപൈലറ്റ് ഉണ്ട്, അല്ലെങ്കിൽ ഇന്റലിജന്റ് റീക്യാപ്പ് സവിശേഷതകൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന ടീംസ് പ്രീമിയം / കോപൈലറ്റ് ഉണ്ട്

• ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ് നയം പ്രകാരം ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ അനുവദനീയമാണ്.

• അഡ്മിൻ നയം പ്രകാരം കോപൈലറ്റ് ബ്ലോക്ക് ചെയ്തിട്ടില്ല.

• ഈ മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ടീമുകളുടെ ഒരു മീറ്റിംഗാണ്, അവിടെ ഈ സവിശേഷത പിന്തുണയ്ക്കുന്നു.

• സംഘാടകനോ അവതാരകനോ പ്രസക്തമായ AI സവിശേഷത ഓണാക്കാൻ അനുമതിയുണ്ട്.

• മീറ്റിംഗ് വളരെ ദൈർഘ്യമേറിയതാണ്, മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള AI കുറിപ്പുകൾ വേണമെങ്കിൽ അത് ട്രാൻസ്ക്രൈബ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ ടീംസ് പ്രീമിയം ലൈസൻസിംഗ് ഡോക്യുമെന്റേഷനിൽ AI- പവർഡ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ശേഷി എന്ന നിലയിൽ "മീറ്റിംഗുകളിൽ നിന്നുള്ള AI- ജനറേറ്റഡ് കുറിപ്പുകളും ടാസ്‌ക്കുകളും കാണുക" ഉൾപ്പെടുന്നു , അതേസമയം അതിന്റെ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം പ്രത്യേകം പറയുന്നത് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ചേർക്കാനോ ഓണാക്കാനോ Microsoft 365 കോപൈലറ്റ് ആവശ്യമാണെന്ന് പറയുന്നു.

ചെറിയൊരു കാര്യം, കാരണം തീർച്ചയായും ഒന്നുണ്ട്: അഞ്ച് മിനിറ്റിൽ കൂടുതൽ നീണ്ടുനിന്നതും ഇംഗ്ലീഷിൽ ട്രാൻസ്‌ക്രൈബ് ചെയ്തതുമായ ഇവന്റുകൾക്ക് റീക്യാപ്പിലെ AI കുറിപ്പുകൾ ലഭ്യമാണ്, കൂടാതെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ഭാഷയെ ആശ്രയിച്ച് ഫോർമാറ്റിംഗ് വ്യത്യാസപ്പെടാമെന്ന് മൈക്രോസോഫ്റ്റും ശ്രദ്ധിക്കുന്നു.

3. ഒരു അഡ്മിൻ എന്ന നിലയിൽ ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം 🛠️

അഡ്മിൻമാർക്ക്, ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം എന്നത് മീറ്റിംഗിനുള്ളിൽ അല്ല, ടീമുകളുടെ അഡ്മിൻ സെന്ററിലാണ് ആരംഭിക്കുന്നത്. ഇവിടെയാണ് പലരും കുടുങ്ങിപ്പോകുന്നത്. അവർ AI നോട്ട്സ് ബട്ടൺ തിരയുന്നത് തുടരുന്നു, പക്ഷേ നയം നിശബ്ദമായി പശ്ചാത്തലത്തിൽ "ഇല്ല" എന്ന് പറയുന്നുണ്ട്.

അഡ്മിൻ പാത്ത് സാധാരണയായി ഇതാണ്:

1. ടീമുകളുടെ അഡ്മിൻ സെന്റർ തുറക്കുക .

2. മീറ്റിംഗുകളിലേക്ക് പോകുക .

3. മീറ്റിംഗ് നയങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

4. നിലവിലുള്ള ഒരു നയം തിരഞ്ഞെടുക്കുകയോ പുതിയൊരെണ്ണം സൃഷ്ടിക്കുകയോ ചെയ്യുക.

5. റെക്കോർഡിംഗും ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷനും വിഭാഗം കണ്ടെത്തുക

6. കോപൈലറ്റ് ക്രമീകരണം കണ്ടെത്തുക .

7. ലഭ്യമായ ഓപ്ഷനുകളിൽ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക:

   • ഓൺ

   • സംരക്ഷിച്ച ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഓണാക്കേണ്ടതുണ്ട്

   • ഡിഫോൾട്ടായി ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് സംരക്ഷിച്ചിരിക്കുമ്പോൾ ഓണാണ്

   • ഓഫ്

8. പോളിസി സേവ് ചെയ്ത് ശരിയായ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് അത് നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ അഡ്മിൻ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം ആ കോപൈലറ്റ് മീറ്റിംഗ് പോളിസി ക്രമീകരണങ്ങൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുകയും മീറ്റിംഗുകൾക്കിടയിലും ശേഷവും കോപൈലറ്റിന് പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയുമോ എന്നതിനെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ നയം ബാധിക്കുമെന്ന് വിശദീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ തന്നെ ലഭ്യമാണോ എന്ന് നിങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ടീമുകളുടെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ നയപരമായ ഒരു സവിശേഷതയാണ്, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ആരംഭിക്കുന്ന ഉപയോക്താവിനും ഓർഗനൈസറിനും മീറ്റിംഗുകൾ, വെബിനാറുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ടൗൺ ഹാളുകൾ എന്നിവയ്ക്കായി ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷനുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിന് ക്രമീകരണം പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ആളുകൾ ഒഴിവാക്കി ടീമുകളെ കുറ്റപ്പെടുത്തുന്ന ഭാഗമാണിത്. ചിലപ്പോൾ ടീമുകൾ അത് അർഹിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, എല്ലായ്‌പ്പോഴും അല്ല.

4. ഒരു മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുമ്പോൾ ടീമുകളിൽ AI കുറിപ്പുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം 📅

മീറ്റിംഗ് സംഘാടകരെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് AI കുറിപ്പുകൾ തയ്യാറാക്കുക എന്നതാണ് ഏറ്റവും എളുപ്പമുള്ള മാർഗം. ഇത് ടീമുകൾക്ക് ഇതിനകം ഭക്ഷണം കഴിച്ച പൂച്ചയെപ്പോലെ നന്നായി പെരുമാറാൻ കൂടുതൽ ഇടം നൽകുന്നു.

ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുമ്പോൾ ഫെസിലിറ്റേറ്ററെ ചേർക്കാൻ:

1. ടീമുകളിൽ കലണ്ടർ തുറക്കുക

2. പുതിയത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

3. ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ് ടോഗിൾ ഓണാക്കുക .

4. ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

5. കോപൈലറ്റിലേക്കും മറ്റ് AI- യിലേക്കും പോകുക .

6. കോപൈലറ്റിനെയും ഫെസിലിറ്റേറ്ററിനെയും അനുവദിക്കുക ഇവയിൽ ഏതെങ്കിലും ഒന്നിലേക്ക് സജ്ജീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക :

   • മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് മാത്രം

   • മീറ്റിംഗ് സമയത്തും ശേഷവും

7. ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ടോഗിൾ ഓൺ ചെയ്യുക .

8. പ്രയോഗിക്കുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ നിർദ്ദേശങ്ങൾ ഇതാണ് ഷെഡ്യൂളിംഗ് പാത്ത് എന്ന് പറയുന്നത്, കൂടാതെ ചാനൽ മീറ്റിംഗുകളിലേക്കോ തൽക്ഷണ മീറ്റിംഗുകളിലേക്കോ ടീം കോളുകളിലേക്കോ അല്ല, ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകളിലേക്ക് മാത്രമേ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ചേർക്കാൻ കഴിയൂ എന്നും അവർ ശ്രദ്ധിക്കുന്നു.

നല്ലൊരു മീറ്റിംഗ് ക്ഷണവും സഹായകരമാണ്. വിവരണത്തിലോ മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകളിലോ ഒരു ലളിതമായ അജണ്ട ചേർക്കുക. ക്ഷണത്തിലോ ലൂപ്പ് മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകളിലോ ഒരു അജണ്ട പരിശോധിക്കാനും ചർച്ച ചിട്ടപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്നതിന് ഫെസിലിറ്റേറ്റർക്ക് അത് ഉപയോഗിക്കാനും കഴിയും. മാന്ത്രികമല്ല, പക്ഷേ നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗിന് വളരെയധികം "ഒരു കാര്യം കൂടി" നിമിഷങ്ങൾ ഉള്ളപ്പോൾ വളരെ അടുത്താണ്.

5. ഒരു തത്സമയ ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ ഓണാക്കാം 🎙️

ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾ അത് പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാൻ മറന്നുപോയതായിരിക്കാം. അങ്ങനെ സംഭവിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ മീറ്റിംഗ് തുറക്കുമ്പോൾ, ഒരാൾ “AI-ക്ക് കുറിപ്പുകൾ എടുക്കാൻ കഴിയുമോ?” എന്ന് ചോദിക്കുന്നു, പെട്ടെന്ന് എല്ലാവരും ചന്ദ്രനെ നിയന്ത്രിക്കുന്നതുപോലെ സംഘാടകനെ നോക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിനിടെ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കാൻ:

1. ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗിൽ ചേരുക.

2. മീറ്റിംഗ് നിയന്ത്രണങ്ങളിൽ നിന്ന് കൂടുതൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക

3. ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

4. ടീമുകൾ ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ ഒരു മീറ്റിംഗ് ഭാഷ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

5. കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകാൻ തുടങ്ങുന്നതുവരെ കുറച്ച് മിനിറ്റ് കാത്തിരിക്കുക.

ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണായിക്കഴിഞ്ഞാൽ, AI- ജനറേറ്റഡ് നോട്ടുകൾ സജീവമാണെന്ന് സൂചിപ്പിക്കുന്നതിനായി നോട്ട്സ് ഐക്കൺ മാറുന്നു. ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റിൽ പകർത്തിയ ചർച്ചയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതിനാൽ കുറിപ്പുകൾ ഉടനടി ദൃശ്യമാകില്ലെന്നും കുറച്ച് മിനിറ്റുകൾ എടുത്തേക്കാമെന്നും Microsoft പറയുന്നു

ഒരു പ്രധാന റോൾ വിശദാംശം: മൊബൈൽ പങ്കാളികൾക്ക് തത്സമയ കുറിപ്പുകൾ കാണാൻ കഴിയും, എന്നാൽ ഡെസ്‌ക്‌ടോപ്പിലോ വെബിലോ ടീമുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന സംഘാടകർക്കോ അവതാരകർക്കോ മാത്രമേ മീറ്റിംഗിനിടെ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കാനോ ഓഫാക്കാനോ കഴിയൂ.

അപ്പോൾ, ആരെങ്കിലും ഒരു ടാക്സിയിൽ വെച്ച് ഫോണിൽ നിന്ന് ജോയിൻ ചെയ്ത് എന്തുകൊണ്ട് അത് ആക്ടിവേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നില്ല എന്ന് ചോദിച്ചാൽ, അതായിരിക്കാം കാരണം. ശല്യപ്പെടുത്തുന്നുണ്ടോ? അതെ. യുക്തിസഹമാണോ? മിക്കവാറും.

6. ഒരു ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗിന് ശേഷം AI കുറിപ്പുകൾ എങ്ങനെ കണ്ടെത്താം 🔎

മീറ്റിംഗ് അവസാനിച്ചതിനുശേഷം, കുറിപ്പുകൾ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതാ മൂടൽമഞ്ഞിലേക്ക് അപ്രത്യക്ഷമാകില്ല. സാധാരണയായി മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിൽ നിന്നോ റീക്യാപ്പിൽ നിന്നോ നിങ്ങൾക്ക് അവ കണ്ടെത്താനാകും.

മീറ്റിംഗിന് ശേഷം AI- സൃഷ്ടിച്ച ഉള്ളടക്കം അവലോകനം ചെയ്യാൻ:

1. ടീമുകളിൽ ചാറ്റ് തുറക്കുക

2. മീറ്റിംഗ് ചാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

3. മുകളിലുള്ള റീക്യാപ്പ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക

4. നിങ്ങളുടെ വാടകക്കാരനിൽ കാണിക്കുന്ന അനുഭവത്തെ ആശ്രയിച്ച്, കുറിപ്പുകൾ അല്ലെങ്കിൽ AI കുറിപ്പുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക

മീറ്റിംഗ് അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിലൂടെയും റീക്യാപ്പിലെ മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകളിലൂടെയും ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ജനറേറ്റഡ് ഉള്ളടക്കം ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമെന്ന് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പറയുന്നു . AI- ജനറേറ്റഡ് മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകൾ ഒരു മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ലൂപ്പ് പേജിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മീറ്റിംഗിന് മുമ്പോ, സമയത്തോ, ശേഷമോ ആ ലൂപ്പ് പേജ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

റീക്യാപ്പ് AI കുറിപ്പുകൾ കൂടുതൽ വിശാലമായി പറഞ്ഞാൽ, മീറ്റിംഗ് ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ഇവന്റ് റീക്യാപ്പിൽ AI കുറിപ്പുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഉപയോക്താക്കൾക്ക് മാനുവൽ, AI-ജനറേറ്റഡ് കുറിപ്പുകളും ഫോളോ-അപ്പ് ടാസ്‌ക്കുകളും കാണാൻ കഴിയുമെന്ന് മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പറയുന്നു

ഇവിടെയാണ് AI നോട്ടുകൾ ഒരു മീറ്റിംഗ് ഗിമ്മിക്കിനേക്കാൾ കൂടുതലായി മാറുന്നത്. ഒരു ചെറിയ ഓഫീസ് കുറ്റകൃത്യം അന്വേഷിക്കുന്നതുപോലെ മുഴുവൻ സംഭാഷണവും വീണ്ടും പ്ലേ ചെയ്യാതെ തന്നെ നിങ്ങൾക്ക് തീരുമാനങ്ങൾ, ടാസ്‌ക്കുകൾ, വിട്ടുപോയ സന്ദർഭം, തുടർനടപടികൾ എന്നിവ എടുക്കാൻ കഴിയും 🕵️.

7. താരതമ്യ പട്ടിക: ടീമുകളിൽ AI കുറിപ്പുകൾ ഉപയോഗിക്കാനുള്ള വഴികൾ 📊

കോപൈലറ്റ്-ജനറേറ്റഡ് നോട്ടുകൾക്കുള്ള മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ പിന്തുണാ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം പറയുന്നത്, ഉപയോക്താക്കൾക്ക് മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിൽ നിന്ന് കോപൈലറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കാനും, കൂടുതൽ പ്രോംപ്റ്റുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാനും, മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും, അവ പകർത്താനും, മറ്റെവിടെയെങ്കിലും ഒട്ടിക്കാനും കഴിയും, കൂടാതെ AI ഔട്ട്‌പുട്ട് തെറ്റാകാൻ സാധ്യതയുള്ളതിനാൽ അത് പരിശോധിക്കാൻ ഉപയോക്താക്കളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

8. ടീമുകളിലെ മികച്ച AI കുറിപ്പുകൾക്കുള്ള മികച്ച മീറ്റിംഗ് സജ്ജീകരണം 🧠

ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാമെന്ന് അറിയുന്നത് പകുതി ജോലിയാണ്. മൂല്യവത്തായ കുറിപ്പുകൾ നേടുക എന്നതാണ് മറ്റേ പകുതി. AI ഘടനയിൽ മാന്യമാണ്, പക്ഷേ ഹെഡ്‌സെറ്റ് ധരിച്ച് മനസ്സ് വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒന്നല്ല. ഇതിന് വൃത്തിയുള്ള ഇൻപുട്ടുകൾ ആവശ്യമാണ്.

ഈ സജ്ജീകരണം ഉപയോഗിക്കുക:

• മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ് വ്യക്തമായ ഒരു അജണ്ട ചേർക്കുക.

• തീരുമാനങ്ങൾ ഉറക്കെ പറയുക: "തീരുമാനം: ഞങ്ങൾ അടുത്ത ആഴ്ച പൈലറ്റ് ആരംഭിക്കും."

• ഉടമകളെ വാക്കാൽ നിയോഗിക്കുക: "മായയ്ക്ക് ഫിനാൻസിന്റെ തുടർനടപടികൾ സ്വന്തമാണ്."

• വിഷയങ്ങൾ മാറ്റുന്നതിനുമുമ്പ് താൽക്കാലികമായി നിർത്തുക.

• അഞ്ച് പേർ പരസ്പരം അമിതമായി സംസാരിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. അതെ, അതിമോഹം.

• ടാസ്‌ക് ഉടമസ്ഥാവകാശം കൂടുതൽ വ്യക്തമാകുന്നതിന് സ്ഥിരമായി പേരുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.

• സാധ്യമാകുന്നിടത്തെല്ലാം മീറ്റിംഗ് ഭാഷ സ്ഥിരമായി നിലനിർത്തുക.

• വ്യാപകമായി പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് കുറിപ്പുകൾ പരിശോധിക്കുക.

മീറ്റിംഗ് ക്ഷണക്കത്തിൽ നിന്നോ ലൂപ്പ് മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകളിൽ നിന്നോ അജണ്ടകൾ ഫെസിലിറ്റേറ്റർക്ക് കണ്ടെത്താൻ കഴിയും , കൂടാതെ മീറ്റിംഗിനിടെ അജണ്ട വിഷയങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ഇത് സഹായിക്കും.

നിശബ്ദമായി ഫലപ്രദമായ ഒരു തന്ത്രം: വളരെ ക്ഷീണിതനായ ഒരു അസിസ്റ്റന്റിനു വേണ്ടി നിങ്ങൾ വിവരിക്കുന്നതുപോലെ നിങ്ങളുടെ ആക്ഷൻ ഇനങ്ങൾ പ്രഖ്യാപിക്കുക. റോബോട്ടിക് അല്ല, വ്യക്തമാണ്. "ആക്ഷൻ ഇനം: ജോർദാൻ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്ത ഡെക്ക് അയയ്ക്കും." അത്തരം വാചകം AI നോട്ടുകളെ വളരെ കുറച്ച് മൃദുവാക്കുന്നു.

9. AI നോട്ടുകൾ ദൃശ്യമാകാത്തപ്പോഴുള്ള സാധാരണ പ്രശ്നങ്ങൾ ⚠️

ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ, ഫീച്ചർ തകരാറിലാണെന്ന് ഉടൻ തന്നെ അനുമാനിക്കരുത്. അങ്ങനെയായിരിക്കാം, പക്ഷേ നിരവധി സാധാരണ ബ്ലോക്കറുകൾ ഉണ്ട്.

സാധാരണ കാരണങ്ങളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഫീച്ചറിന് കോപൈലറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ടീംസ് പ്രീമിയം അവകാശമില്ല

• ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ് നയങ്ങളിൽ കോപൈലറ്റ് പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കി

• ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ആരംഭിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഓർഗനൈസർക്കോ വ്യക്തിക്കോ അത് പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കിയിരിക്കുന്നു.

• റീക്യാപ്പ് AI കുറിപ്പുകൾക്ക് മീറ്റിംഗ് വളരെ ചെറുതാണ്

• മീറ്റിംഗ് ട്രാൻസ്ക്രൈബ് ചെയ്തിട്ടില്ല.

• ഫെസിലിറ്റേറ്ററിനായുള്ള ചാനൽ മീറ്റിംഗ് പോലുള്ള പിന്തുണയ്‌ക്കാത്ത മീറ്റിംഗ് തരം

• തെറ്റായ റോൾ, ഉദാഹരണത്തിന് ഒരു പങ്കെടുക്കുന്നയാൾ ഫെസിലിറ്റേറ്ററെ ഓണാക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നത്.

• ബാഹ്യ പങ്കാളി പരിമിതികൾ.

• സെൻസിറ്റിവിറ്റി ലേബലുകൾ അല്ലെങ്കിൽ എൻക്രിപ്ഷൻ തടയൽ അജണ്ട എക്സ്ട്രാക്ഷൻ.

AI- പവർഡ് ഇന്റലിജന്റ് റീക്യാപ്പ് സവിശേഷതകൾ നൽകുന്നതിന് ടീമുകൾ ഇവന്റ് ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്, അറ്റൻഡൻസ് ഡാറ്റ, പവർപോയിന്റ് ലൈവ് ഡാറ്റ എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുന്നുവെന്ന് മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ പറയുന്നു , അതിനാൽ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് ഡാറ്റ നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ AI റീക്യാപ്പ് മൂല്യം നഷ്ടപ്പെട്ടേക്കാം.

തത്സമയ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ കുറിപ്പുകൾക്ക്, ഡെസ്‌ക്‌ടോപ്പിലോ വെബിലോ ഉള്ള സംഘാടകർക്കും അവതാരകർക്കും മാത്രമേ മീറ്റിംഗ് സമയത്ത് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കാനോ ഓഫാക്കാനോ കഴിയൂ എന്ന് ഓർമ്മിക്കുക. മൊബൈൽ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് തത്സമയ കുറിപ്പുകൾ കാണാൻ കഴിയും, പക്ഷേ അതേ രീതിയിൽ ഫീച്ചർ സജീവമാക്കാൻ കഴിയില്ല.

10. സ്വകാര്യത, അനുമതികൾ, "ദയവായി ഇത് പരിശോധിക്കുക" എന്ന നിയമം 🔐

AI കുറിപ്പുകൾ സഹായകരമാണ്, പക്ഷേ അവ ഒരു നിയമപരമായ സ്റ്റെനോഗ്രാഫറോ, ഒരു കംപ്ലയൻസ് ഓഫീസറോ, നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും വിശദാംശങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സഹപ്രവർത്തകനോ അല്ല. അവ മീറ്റിംഗ് ഡാറ്റയിൽ നിന്നാണ് സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്നത്, അവയ്ക്ക് സന്ദർഭം നഷ്ടപ്പെടാം, എന്തെങ്കിലും അസ്വസ്ഥമായി വാചകം എഴുതാം, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു വൃത്തികെട്ട ചർച്ചയെ ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ തോന്നിക്കുന്ന ഒരു സംഗ്രഹമാക്കി മാറ്റാം, അത് മിക്കവാറും ശരിയാണ്.

ടീമുകളുടെ റീക്യാപ്പിലെ AI- ജനറേറ്റഡ് ഉള്ളടക്കം ഇവന്റ് ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണെന്നും GPT യും മറ്റ് AI മോഡലുകളും നൽകുന്നതാണെന്നും മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പറയുന്നു , കൂടാതെ അത് കൃത്യമല്ലാത്തതോ അപൂർണ്ണമോ അനുചിതമോ ആകാം.

അതിനാൽ പ്രായോഗിക നിയമം ലളിതമാണ്:

• ക്ലയന്റുകൾക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് AI കുറിപ്പുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുക.

• തീരുമാനങ്ങൾ, നമ്പറുകൾ, പേരുകൾ, സമയപരിധി എന്നിവ പരിശോധിക്കുക.

• സെൻസിറ്റീവ് വിശദാംശങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനോ ഫോർവേഡ് ചെയ്യുന്നതിനോ മുമ്പ് സ്ഥിരീകരിക്കുക.

• നിയമപരമായ, എച്ച്ആർ, സാമ്പത്തിക, അല്ലെങ്കിൽ നിയന്ത്രിത തീരുമാനങ്ങൾക്കുള്ള ഏക രേഖയായി AI നോട്ടുകളെ ആശ്രയിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക.

• ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷനും AI- ജനറേറ്റഡ് റീക്യാപ്പ് നയങ്ങളും പങ്കെടുക്കുന്നവർ മനസ്സിലാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

പകർത്തൽ, ഫോർവേഡിംഗ്, റെക്കോർഡിംഗുകൾ, ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ, AI- ജനറേറ്റഡ് സ്ഥിതിവിവരക്കണക്കുകൾ എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിയന്ത്രണങ്ങൾ ഉൾപ്പെടെ, സെൻസിറ്റീവ് മീറ്റിംഗ് ഉള്ളടക്കത്തിനായുള്ള മീറ്റിംഗ് ഓപ്ഷനുകളും അഡ്മിൻ നിയന്ത്രണങ്ങളും ടീമുകൾക്ക് ഉണ്ട്

ഇവിടെ ഒരു ചെറിയ ഭ്രമാത്മകത ആരോഗ്യകരമാണ്. ടിൻഫോയിൽ-ഹാറ്റ് ഭ്രമാത്മകതയല്ല, “ഒരുപക്ഷേ അസംസ്കൃത AI റീക്യാപ്പ് ഒരു ബോർഡ് മെമ്മോയിൽ വായിക്കാതെ ഒട്ടിക്കരുത്” എന്ന ഭ്രമാത്മകത.

11. ടീം അഡ്മിൻമാർക്കും മാനേജർമാർക്കും വേണ്ടിയുള്ള റോൾഔട്ട് നുറുങ്ങുകൾ 🚀

ഒരു സ്വിച്ച് വെറുതെ മറിക്കുന്നതിനു പകരം എല്ലാവരും ഒരു പരിശീലന വീഡിയോ പോലെ പെരുമാറുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുമ്പോഴാണ് AI നോട്ടുകൾ പുറത്തിറക്കുന്നത് ഏറ്റവും നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത്.

ഒരു ലളിതമായ റോൾഔട്ട് പ്ലാൻ:

1. ഒരു ചെറിയ പൈലറ്റ് ഗ്രൂപ്പ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

2. ലൈസൻസുകളും നയങ്ങളും സ്ഥിരീകരിക്കുക.

3. ആ ഗ്രൂപ്പിനായി ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ, കോപൈലറ്റ് ക്രമീകരണങ്ങൾ പ്രാപ്തമാക്കുക.

4. ഒരു പരീക്ഷണ മീറ്റിംഗ് സൃഷ്ടിക്കുക.

5. ലൈവ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ കുറിപ്പുകൾ പരീക്ഷിച്ചു നോക്കൂ.

6. മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള റീക്യാപ്പ് AI കുറിപ്പുകൾ പരീക്ഷിച്ചുനോക്കൂ.

7. നിങ്ങളുടെ ഉപയോക്താക്കൾ കാണുന്ന കൃത്യമായ ഘട്ടങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുക.

8. "AI കുറിപ്പുകൾ എപ്പോൾ ഉപയോഗിക്കണം" എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ചെറിയ ആന്തരിക ഗൈഡ് സൃഷ്ടിക്കുക.

9. സ്വകാര്യതാ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുക.

10. ആളുകളോട് എന്താണ് അവരെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കിയതെന്ന് ചോദിക്കൂ, കാരണം അവർ പറയും. ഉച്ചത്തിൽ.

ലൈസൻസിംഗ്, അഡ്മിൻ നയങ്ങൾ, മീറ്റിംഗ് തരം, ക്ലയന്റ് പതിപ്പ്, ഓർഗനൈസേഷണൽ ക്രമീകരണങ്ങൾ എന്നിവയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ടീമുകളുടെ അനുഭവങ്ങൾ വ്യത്യാസപ്പെടാം എന്നതാണ് പൈലറ്റിന്റെ കാരണം. ഇത് ഒരു വലിയ ചുവന്ന ബട്ടൺ അല്ല. ബട്ടണുകൾ നിറഞ്ഞ ഒരു ഡ്രോയർ പോലെയാണ് ഇത്, ചിലത് മറ്റുള്ളവയേക്കാൾ മികച്ചതായി ലേബൽ ചെയ്തിരിക്കുന്നു.

12. വേഗത്തിലുള്ള ഉത്തരം: ടീമുകളിൽ AI കുറിപ്പുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം 🏁

ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രാപ്തമാക്കാം എന്നതിന്റെ സംക്ഷിപ്ത പതിപ്പ് ഇതാ :

അഡ്മിൻമാർക്ക്:

• ടീമുകളുടെ അഡ്മിൻ സെന്ററിലേക്ക് പോകുക .

• ഓപ്പൺ മീറ്റിംഗുകൾ > മീറ്റിംഗ് നയങ്ങൾ.

• റെക്കോർഡിംഗും ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷനും എന്നതിൽ , ശരിയായ കോപൈലറ്റ് നയം പ്രാപ്തമാക്കുക.

• ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ അനുവദനീയമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

• ശരിയായ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് നയം നൽകുക.

സംഘാടകർക്ക്:

• ഒരു ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ് സൃഷ്ടിക്കുക.

• ഓപ്ഷനുകൾ > കോപൈലറ്റ്, മറ്റ് AI എന്നിവ തുറക്കുക .

• പ്രാപ്തമാക്കിയ ഓപ്ഷനിലേക്ക് കോപൈലറ്റിനെയും ഫെസിലിറ്റേറ്ററിനെയും അനുവദിക്കുക സജ്ജമാക്കുക

• ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കുക .

• ക്രമീകരണം പ്രയോഗിക്കുക.

മീറ്റിംഗിനിടെ:

• കൂടുതൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

• ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

• AI- ജനറേറ്റ് ചെയ്ത കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകാൻ കുറച്ച് മിനിറ്റ് കാത്തിരിക്കുക.

മീറ്റിംഗിന് ശേഷം:

• മീറ്റിംഗ് ചാറ്റ് തുറക്കുക.

• റീക്യാപ്പിലേക്ക് പോകുക .

• കുറിപ്പുകൾ അല്ലെങ്കിൽ AI കുറിപ്പുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക .

അതാണ് ക്ലീൻ പതിപ്പ്. പ്രായോഗിക പതിപ്പിൽ ലൈസൻസുകൾ, നയങ്ങൾ, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ, റോളുകൾ എന്നിവ പരിശോധിക്കുന്നതും ടീമുകൾക്ക് ആ ദിവസങ്ങളിലൊന്ന് ഉണ്ടോ എന്നതും ഉൾപ്പെടുന്നു.

ക്ലോസിംഗ് ചിന്തകൾ 💬

ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം എന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള കാര്യമല്ല, പക്ഷേ പീസുകൾ എളുപ്പത്തിൽ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കാം. പോളിസി ഗേറ്റുകൾ നിയന്ത്രിക്കുന്നത് അഡ്മിൻമാരാണ്. മീറ്റിംഗ് സജ്ജീകരണം നിയന്ത്രിക്കുന്നത് സംഘാടകരാണ്. പിന്തുണയ്ക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകളിൽ അവതാരകർക്കും സംഘാടകർക്കും ഫെസിലിറ്റേറ്റർ സജീവമാക്കാൻ കഴിയും. ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ AI-ക്ക് പ്രവർത്തിക്കാൻ എന്തെങ്കിലും നൽകുന്നു. മീറ്റിംഗ് തിരയാൻ കഴിയുന്നതും, സ്കിമ്മബിൾ ആകുന്നതും, - ആദർശപരമായി - മെമ്മറി ചതുപ്പ് ഇല്ലാത്തതുമായി മാറുന്ന ഇടമാണ് റീക്യാപ്പ്.

ഏറ്റവും മികച്ച സജ്ജീകരണം ലളിതമാണ്: ശരിയായ നയങ്ങൾ പ്രാപ്തമാക്കുക, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ഓണാക്കുക, മീറ്റിംഗ് ശരിയായി ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക, തത്സമയ കുറിപ്പുകൾ പ്രാധാന്യമുള്ളപ്പോൾ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഉപയോഗിക്കുക, കൽപ്പലകകളിൽ കൊത്തിയെടുത്ത സത്യമായി കണക്കാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഔട്ട്പുട്ട് അവലോകനം ചെയ്യുക 🪨. AI കുറിപ്പുകൾ വളരെ സഹായകരമാണ്, പക്ഷേ അവ ഇപ്പോഴും മനുഷ്യർ പരസ്പരം തടസ്സപ്പെടുത്തുന്നത് കേൾക്കുന്ന ഒരു മെഷീനിൽ നിന്നുള്ള കുറിപ്പുകളാണ്. അതെ, അവ ഉപയോഗിക്കുക. ഒരു പുരികം ചെറുതായി ഉയർത്തി വയ്ക്കുക.

യഥാർത്ഥ ലോക ഉദാഹരണം: പ്രതിവാര ക്ലയന്റ് പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗിനായി AI നോട്ടുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് 🧾

രംഗം

ഒരു ചെറിയ വെബ് ഏജൻസി ഒരു ക്ലയന്റുമായി ആഴ്ചതോറും 45 മിനിറ്റ് ടീം മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതായി സങ്കൽപ്പിക്കുക. അതേ പ്രശ്നങ്ങൾ വീണ്ടും വീണ്ടും ഉയർന്നുവരുന്നു: തീരുമാനങ്ങൾ ചാറ്റിൽ കുഴിച്ചിടുന്നു, ആക്ഷൻ ഇനങ്ങൾ പകുതി ഓർമ്മയിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഒരാൾ ഓരോ മീറ്റിംഗിനും ശേഷം 20-30 മിനിറ്റ് ചെലവഴിച്ച് സങ്കീർണ്ണമായ കുറിപ്പുകൾ ഒരു ക്ലയന്റ് അപ്‌ഡേറ്റാക്കി മാറ്റുന്നു.

ഇതൊരു സാങ്കൽപ്പികവും എന്നാൽ യാഥാർത്ഥ്യബോധമുള്ളതുമായ ഉദാഹരണമാണ്. മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകളുടെ ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കാൻ ഏജൻസി ടീമുകളിലെ AI നോട്ടുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു, തുടർന്ന് ക്ലയന്റിലേക്ക് എന്തെങ്കിലും പോകുന്നതിനുമുമ്പ് ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർ ഔട്ട്‌പുട്ട് അവലോകനം ചെയ്യുന്നു. ആ അവസാന ഭാഗം പ്രധാനമാണ്. പ്രോജക്റ്റ് മനസ്സിലാക്കുന്ന മനുഷ്യനെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുകയല്ല, അഡ്മിൻ സ്ലോഗിൽ AI സഹായിക്കുന്നു.

ടീംസിൽ മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്‌തിരിക്കുന്നു, ട്രാൻസ്‌ക്രിപ്ഷൻ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കിയിരിക്കുന്നു, കോൾ ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കിയിരിക്കുന്നു. ലേഖനത്തിന്റെ പ്രധാന പോയിന്റുമായി ഇത് പൊരുത്തപ്പെടുന്നു: ലൈസൻസിംഗ്, മീറ്റിംഗ് നയം, ട്രാൻസ്‌ക്രിപ്ഷൻ, മീറ്റിംഗ് സജ്ജീകരണം എന്നിവയെല്ലാം ആദ്യം നിരത്തുമ്പോൾ AI കുറിപ്പുകൾ മികച്ച രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

അസിസ്റ്റന്റിന് എന്താണ് വേണ്ടത്

ഈ സജ്ജീകരണത്തിനായി, സംഘാടകൻ തയ്യാറാക്കുന്നത്:

ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ഒരു ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ്, പെട്ടെന്നുള്ള ഒരു അഡ് ഹോക്ക് കോൾ അല്ല.

മീറ്റിംഗ് ക്ഷണക്കത്തിലെ ഒരു ചെറിയ അജണ്ട.

മീറ്റിംഗിനായി ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കി.

മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കി.

AI കുറിപ്പുകൾ അവലോകനം ചെയ്യാൻ നിയോഗിക്കപ്പെട്ട ഒരു പ്രോജക്ട് മാനേജർ.

പേരുകൾ, തീയതികൾ, ചെലവുകൾ, അന്തിമകാലാവധി, ക്ലയന്റ് തീരുമാനങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്കായുള്ള ഒരു ലളിതമായ അവലോകന ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്.

ഒരു നല്ല കാര്യപരിപാടി ഇതുപോലെയായിരിക്കാം:

കാര്യപരിപാടി:

കഴിഞ്ഞ ആഴ്ചയിലെ ഡെലിവറബിളുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുക.

ഹോംപേജ് പകർപ്പ് മാറ്റങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കുക.

വിലനിർണ്ണയ പേജ് വീഡിയോ നിലനിർത്തണോ നീക്കം ചെയ്യണോ എന്ന് തീരുമാനിക്കുക.

ലോഞ്ച് ടാസ്‌ക്കുകൾക്കായി ഉടമകളെ നിയോഗിക്കുക.

അടുത്ത അവലോകന തീയതി സ്ഥിരീകരിക്കുക.

അവ്യക്തമായ ഒരു "പ്രോജക്റ്റ് ക്യാച്ച്-അപ്പ്" ക്ഷണത്തേക്കാൾ കൂടുതൽ ഘടന AI-ക്ക് ഇത് നൽകുന്നു. ഇത് മനുഷ്യരെ കുറച്ചുകൂടി ചിതറിക്കിടക്കാതിരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു, ഇത് എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു ബോണസാണ്.

ഉദാഹരണ നിർദ്ദേശം

മീറ്റിംഗിന്റെ തുടക്കത്തിൽ, സംഘാടകന് ഇതുപോലെ എന്തെങ്കിലും പറയാൻ കഴിയും:

"തീരുമാനങ്ങളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും പകർത്താൻ ഇന്ന് ഞങ്ങൾ AI- ജനറേറ്റഡ് കുറിപ്പുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ദയവായി തീരുമാനങ്ങൾ വ്യക്തമായി പ്രസ്താവിക്കുക, ഓരോ ടാസ്‌ക്കിനും ഉടമയുടെ പേര് ഉൾപ്പെടുത്തുക, സാധ്യമാകുന്നിടത്തെല്ലാം സമയപരിധി നിശ്ചയിക്കുക. മീറ്റിംഗിന് ശേഷം പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് ഞങ്ങൾ കുറിപ്പുകൾ അവലോകനം ചെയ്യും."

മീറ്റിംഗിനിടെ, പ്രോജക്ട് മാനേജർക്ക് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കാൻ കഴിയും:

"തീരുമാനം: വിലനിർണ്ണയ പേജ് വീഡിയോ സമാരംഭിക്കുന്നതിനായി ഞങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു."

"ആക്ഷൻ ഐറ്റം: പ്രിയ വ്യാഴാഴ്ച ഉച്ചകഴിഞ്ഞ് 3 മണിക്ക് മുൻപ് പുതുക്കിയ ഹോംപേജ് കോപ്പി അയയ്ക്കും."

"പ്രവർത്തന ഇനം: വെള്ളിയാഴ്ചയ്ക്ക് മുമ്പ് അനലിറ്റിക്സ് ടാഗുകൾ ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് മാർക്ക് പരിശോധിക്കും."

ആദ്യം ഇത് അൽപ്പം ഔപചാരികമായി തോന്നുമെങ്കിലും, ഇത് AI-ക്ക് പ്രവർത്തിക്കാൻ ശുദ്ധമായ ഹുക്കുകൾ നൽകുന്നു. അവ്യക്തമായ ചർച്ചകൾ കടന്നുവരുന്നു, അവ്യക്തമായ കുറിപ്പുകൾ പുറത്തുവരുന്നു. വ്യക്തമായ തീരുമാനങ്ങൾ കടന്നുവരുന്നു, പ്രായോഗിക കുറിപ്പുകൾ പുറത്തുവരുന്നു.

എങ്ങനെ പരീക്ഷിക്കാം

ടീമിലുടനീളം ഇത് പ്രചരിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ചെറിയ മൂന്ന് മീറ്റിംഗ് ടെസ്റ്റ് നടത്തുക.

മീറ്റിംഗ് 1: സാധാരണ മാനുവൽ കുറിപ്പുകൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക.

മീറ്റിംഗ് 2: AI കുറിപ്പുകൾ ഉപയോഗിക്കുക, പക്ഷേ ഘടനാപരമായ അജണ്ടയില്ലാതെ.

മീറ്റിംഗ് 3: വ്യക്തമായ അജണ്ടയും സംഭാഷണ പ്രവർത്തന-ഇന ഫോർമാറ്റും ഉള്ള AI കുറിപ്പുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.

ഓരോ മീറ്റിംഗിനും ശേഷം, പരിശോധിക്കുക:

ക്ലയന്റ്-റെഡി അന്തിമ കുറിപ്പുകൾ നിർമ്മിക്കാൻ എത്ര സമയമെടുക്കും.

എത്ര പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ തിരുത്തേണ്ടതുണ്ട്.

സമയപരിധികൾ ശരിയായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന്.

ഓരോ ജോലിയിലും ശരിയായ ഉടമ ഉൾപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ എന്ന്.

സംഗ്രഹത്തിൽ അംഗീകരിക്കാത്ത എന്തെങ്കിലും ഉൾപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ എന്ന്.

എന്തെങ്കിലും പുറത്തേക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അവലോകകൻ AI കുറിപ്പുകളെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുമായി താരതമ്യം ചെയ്യണം. പണം, സമയപരിധികൾ, നിയമപരമായ പദങ്ങൾ, അംഗീകാരങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ക്ലയന്റ് പ്രതിബദ്ധതകൾ എന്നിവയ്ക്ക് ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും പ്രധാനമാണ്.

ഫലമായി

45 മിനിറ്റ് ദൈർഘ്യമുള്ള മൂന്ന് സാമ്പിൾ പ്രോജക്റ്റ് മീറ്റിംഗുകളുടെ സമയക്രമത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ഉദാഹരണ ഫലം:

മാനുവൽ കുറിപ്പുകൾ മാത്രം: ഒരു ക്ലയന്റ് അപ്‌ഡേറ്റ് നിർമ്മിക്കാൻ 28 മിനിറ്റ്.

വ്യക്തമായ അജണ്ടയില്ലാത്ത AI കുറിപ്പുകൾ: കുറിപ്പുകൾ അവലോകനം ചെയ്യാനും വൃത്തിയാക്കാനും 17 മിനിറ്റ്.

അജണ്ടയും വ്യക്തമായ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും അടങ്ങിയ AI കുറിപ്പുകൾ: അന്തിമ അപ്‌ഡേറ്റ് അവലോകനം ചെയ്‌ത് അയയ്‌ക്കാൻ 9 മിനിറ്റ്.

മാനുവൽ പ്രക്രിയയുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ഒരു മീറ്റിംഗിന് ഏകദേശം 19 മിനിറ്റ് ലാഭിക്കാമെന്ന് കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. പ്രതിമാസം നാല് ആഴ്ചയിലെ ക്ലയന്റ് മീറ്റിംഗുകളിലൂടെ, ഒരു പ്രോജക്റ്റ് മാനേജർക്ക് പ്രതിമാസം ഏകദേശം 76 മിനിറ്റ് ലാഭിക്കാം.

ഗുണനിലവാര പരിശോധന സമയം ലാഭിക്കുന്നത് പോലെ തന്നെ പ്രധാനമാണ്. ഈ ഉദാഹരണ പരിശോധനയിൽ, ഘടനാപരമായ AI നോട്ട്സ് പതിപ്പ് 9-ൽ 8 പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ശരിയായി പകർത്തി. ഒരു പിശക് മനുഷ്യ തിരുത്തൽ ആവശ്യമുള്ള ഒരു സമയപരിധിയായിരുന്നു. അതുകൊണ്ടാണ് AI നോട്ടുകളെ സത്യത്തിന്റെ അന്തിമ ഉറവിടമായി കണക്കാക്കാതെ, ശക്തമായ ഒരു ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റായി കണക്കാക്കേണ്ടത്.

എന്ത് തെറ്റ് സംഭവിക്കാം?

ഏറ്റവും സാധാരണമായ പരാജയം അവ്യക്തമായ സംസാരമാണ്. “അടുത്ത ആഴ്ച നമുക്ക് അത് ക്രമീകരിക്കാം” എന്ന് ആരെങ്കിലും പറഞ്ഞാൽ, “അത്” ആരുടേതാണെന്നോ “അടുത്ത ആഴ്ച” എന്നാൽ എന്താണ് എന്നോ AI-ക്ക് അറിയില്ലായിരിക്കാം.

മറ്റ് അപകടസാധ്യതകളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

തെറ്റായ വ്യക്തിക്ക് ഒരു ജോലി ഏൽപ്പിക്കുന്നു.

ഉറച്ച തീരുമാനമെന്ന നിലയിൽ എഴുതപ്പെട്ട ഒരു മൃദുവായ നിർദ്ദേശം.

ഒരു അന്തിമ കാലാവധി നഷ്ടപ്പെടുകയോ തെറ്റായി കേൾക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു.

വ്യാപകമായി പങ്കിടപ്പെടുന്ന കുറിപ്പുകളിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്ന സെൻസിറ്റീവ് ക്ലയന്റ് വിശദാംശങ്ങൾ.

ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് ലഭ്യമല്ലാത്തത്, മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള റീക്യാപ്പിനെ ദുർബലപ്പെടുത്തുന്നു.

AI നോട്ടുകൾ വൃത്തിയായി കാണപ്പെടുന്നതിനാൽ അവ യാന്ത്രികമായി ശരിയാണെന്ന് സംഘാടകൻ അനുമാനിക്കുന്നു.

പരിഹാരം ആകർഷകമല്ലെങ്കിലും ഫലപ്രദമാണ്: ഒരു അവലോകന ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുക, മീറ്റിംഗ് അവസാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കുക, കൂടാതെ അസംസ്കൃത AI കുറിപ്പുകൾ നേരിട്ട് ക്ലയന്റിന് അയയ്ക്കരുത്.

പ്രായോഗിക ഉപദേശം

മീറ്റിംഗ് നന്നായി നടക്കുമ്പോഴാണ് ടീമുകളിലെ AI കുറിപ്പുകൾ ഏറ്റവും നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. ഒരു അജണ്ട ചേർക്കുക, ശരിയായ ക്രമീകരണങ്ങൾ ഓണാക്കുക, തീരുമാനങ്ങൾ വ്യക്തമായി പറയുക, അവലോകനത്തിന് ഒരാളെ ഉത്തരവാദിയാക്കുക. അങ്ങനെ ചെയ്യുക, പിന്നീട് എല്ലാവരും ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട മറ്റൊരു പ്രമാണം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുപകരം, AI കുറിപ്പുകൾക്ക് ഒരു അലങ്കോലപ്പെട്ട മീറ്റിംഗിനെ മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ ഉപയോഗയോഗ്യമായ ഒരു തുടർനടപടിയാക്കി മാറ്റാൻ കഴിയും.

പതിവുചോദ്യങ്ങൾ

ഒരു അഡ്മിൻ എന്ന നിലയിൽ ടീമുകളിൽ AI നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ പ്രാപ്തമാക്കാം?

ടീമുകളിൽ അഡ്മിൻ എന്ന നിലയിൽ AI നോട്ടുകൾ പ്രാപ്തമാക്കാൻ, ടീമുകളുടെ അഡ്മിൻ സെന്ററിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക. മീറ്റിംഗുകളിലേക്ക് പോയി മീറ്റിംഗ് നയങ്ങൾ തുറന്ന് റെക്കോർഡിംഗ് & ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ വിഭാഗം അവലോകനം ചെയ്യുക. കോപൈലറ്റ് അനുവദിച്ചിട്ടുണ്ടെന്നും ശരിയായ ഉപയോക്താക്കൾക്കായി ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ പ്രാപ്തമാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കുക. AI നോട്ടുകളിലേക്ക് ആക്സസ് ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ട ആളുകൾക്കും നയം നിയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ടീമുകളിലെ AI നോട്ടുകൾക്ക് എനിക്ക് എന്തൊക്കെ ലൈസൻസുകളാണ് വേണ്ടത്?

നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന AI കുറിപ്പുകളുടെ സവിശേഷതയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും ലൈസൻസ്. ഫെസിലിറ്റേറ്ററുള്ള ലൈവ് AI-ജനറേറ്റഡ് നോട്ടുകൾക്ക് സാധാരണയായി Microsoft 365 കോപൈലറ്റ് ആവശ്യമാണ്. റീക്യാപ്പിലെ AI കുറിപ്പുകൾ ടീംസ് പ്രീമിയം അല്ലെങ്കിൽ കോപൈലറ്റ് ആക്‌സസിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും. പല സ്ഥാപനങ്ങളിലും, ഫീച്ചർ ലഭ്യമാണെന്ന് അനുമാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അഡ്മിൻമാർ ലൈസൻസിംഗ്, മീറ്റിംഗ് നയങ്ങൾ പരിശോധിക്കണം.

എന്റെ ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗിൽ AI നോട്ടുകൾ കാണിക്കാത്തത് എന്തുകൊണ്ട്?

കോപൈലറ്റ് പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കിയിരിക്കുകയാണെങ്കിലോ, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ബ്ലോക്ക് ചെയ്‌തിരിക്കുകയാണെങ്കിലോ, മീറ്റിംഗ് തരം പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ലെങ്കിലോ AI കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകണമെന്നില്ല. മീറ്റിംഗ് വളരെ ചെറുതായിരിക്കാം, ട്രാൻസ്ക്രൈബ് ചെയ്തിട്ടില്ലായിരിക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ ശരിയായ ഓർഗനൈസർ അനുമതികൾ നഷ്ടപ്പെട്ടിരിക്കാം. ഉപയോക്താവിന്റെ ലൈസൻസ്, ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗ് നയം, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ക്രമീകരണങ്ങൾ, മീറ്റിംഗ് തൽക്ഷണം ആരംഭിക്കുന്നതിന് പകരം ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്‌തിരുന്നോ എന്നിവ പരിശോധിക്കുക എന്നതാണ് ഒരു സാധാരണ പരിഹാരം.

ഒരു തത്സമയ ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗിൽ എനിക്ക് AI നോട്ടുകൾ ഓണാക്കാമോ?

അതെ, പിന്തുണയ്ക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകളിൽ, മീറ്റിംഗിനിടെ ഒരു സംഘാടകനോ അവതാരകനോ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കാൻ കഴിയും. സാധാരണയായി അവർ മീറ്റിംഗ് നിയന്ത്രണങ്ങളിലെ കൂടുതൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നതിൽ നിന്ന് ഇത് ചെയ്യുന്നു, തുടർന്ന് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക. സഹായകരമായ കുറിപ്പുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ടീമുകൾക്ക് ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റിൽ നിന്നുള്ള ചർച്ചാ ഉള്ളടക്കം ആവശ്യമുള്ളതിനാൽ കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകാൻ കുറച്ച് മിനിറ്റുകൾ എടുത്തേക്കാം.

ഒരു ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗിന് ശേഷം എനിക്ക് AI കുറിപ്പുകൾ എവിടെ കണ്ടെത്താനാകും?

മീറ്റിംഗിന് ശേഷം, Teams-ൽ മീറ്റിംഗ് ചാറ്റ് തുറന്ന് Recap തിരഞ്ഞെടുക്കുക. നിങ്ങളുടെ സജ്ജീകരണത്തെ ആശ്രയിച്ച്, നിങ്ങൾക്ക് Notes അല്ലെങ്കിൽ AI കുറിപ്പുകൾ കാണാൻ കഴിയും. മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിലൂടെയും മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകളിലൂടെയും ഫെസിലിറ്റേറ്റർ സൃഷ്ടിച്ച കുറിപ്പുകൾ ദൃശ്യമാകും. സാധാരണയായി, മീറ്റിംഗ് ട്രാൻസ്ക്രൈബ് ചെയ്ത് ഫീച്ചർ ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുമ്പോഴാണ് പോസ്റ്റ്-മീറ്റിംഗ് AI കുറിപ്പുകൾ ഏറ്റവും നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത്.

ഫെസിലിറ്റേറ്റർ, റീക്യാപ്പ്, കോപൈലറ്റ് മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്?

മീറ്റിംഗിനിടെ തത്സമയ AI- ജനറേറ്റ് ചെയ്ത കുറിപ്പുകൾക്കാണ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ പ്രധാനമായും ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഉപയോക്താക്കൾ കുറിപ്പുകൾ, ടാസ്‌ക്കുകൾ, മീറ്റിംഗ് ഉള്ളടക്കം എന്നിവ പിന്നീട് അവലോകനം ചെയ്യുന്നിടത്താണ് റീക്യാപ്പ്. മീറ്റിംഗ് ചാറ്റിൽ നിന്നോ റീക്യാപ്പിൽ നിന്നോ കോപൈലറ്റ് അനുഭവത്തിലൂടെയാണ് കോപൈലറ്റ് മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത്. അവ ഓവർലാപ്പ് ചെയ്യുന്നു, പക്ഷേ അവ ഒരേ സവിശേഷതയല്ല, അതിനാൽ സജ്ജീകരണ ആവശ്യകതകൾ വ്യത്യാസപ്പെടാം.

AI കുറിപ്പുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നതിന് ടീം മീറ്റിംഗുകൾക്ക് ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ആവശ്യമുണ്ടോ?

ടീമുകളുടെ പല AI നോട്ട് വർക്ക്ഫ്ലോകളിലും, ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ അത്യാവശ്യമാണ്, കാരണം അത് AI-ക്ക് വിശകലനം ചെയ്യാൻ എന്തെങ്കിലും നൽകുന്നു. റീക്യാപ്പ് AI നോട്ടുകൾ പ്രത്യേകിച്ച് ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് ലഭ്യതയെയും മീറ്റിംഗ് യോഗ്യതയെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. മീറ്റിംഗ് നയങ്ങളിൽ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ അനുവദനീയമാണെന്ന് അഡ്മിൻമാർ സ്ഥിരീകരിക്കണം, കൂടാതെ മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള കുറിപ്പുകൾ ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ മീറ്റിംഗ് ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് സംഘാടകർ ഉറപ്പാക്കണം.

ടീമുകളിലെ AI നോട്ടുകൾക്കായി ആർക്കാണ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കാൻ കഴിയുക?

ഡെസ്‌ക്‌ടോപ്പിലോ വെബിലോ ടീമുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന സംഘാടകർക്കോ അവതാരകർക്കോ സാധാരണയായി ഫെസിലിറ്റേറ്റർ ഓണാക്കാം. മൊബൈൽ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് തത്സമയ കുറിപ്പുകൾ കാണാൻ കഴിഞ്ഞേക്കാം, പക്ഷേ അവർക്ക് സ്വയം ഫെസിലിറ്റേറ്റർ സജീവമാക്കാൻ കഴിഞ്ഞേക്കില്ല. ഒരു പങ്കാളി കുറിപ്പുകൾ ഓപ്ഷൻ കാണുമ്പോൾ മറ്റൊരാൾക്ക് അത് പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാൻ കഴിയാത്തതിന്റെ കാരണം ഈ റോൾ വ്യത്യാസം പലപ്പോഴും വിശദീകരിക്കുന്നു.

ടീമുകളിൽ AI- ജനറേറ്റഡ് മീറ്റിംഗ് നോട്ടുകൾ എങ്ങനെ മികച്ച രീതിയിൽ ലഭിക്കും?

വ്യക്തമായ ഒരു അജണ്ട ഉപയോഗിക്കുക, തീരുമാനങ്ങൾ ഉച്ചത്തിൽ പറയുക, പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ പേര് വ്യക്തമായി നൽകുക. സാധ്യമാകുന്നിടത്തെല്ലാം ആളുകൾ പരസ്പരം സംസാരിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക, മീറ്റിംഗ് ഭാഷ സ്ഥിരത പുലർത്തുക. മീറ്റിംഗിന് ഘടനയുള്ളപ്പോൾ AI കുറിപ്പുകൾ മികച്ച രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു. വ്യാപകമായി പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് കുറിപ്പുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുന്നതും ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

ടീമുകളിലെ AI കുറിപ്പുകൾ പങ്കിടാൻ തക്ക വിശ്വാസയോഗ്യമാണോ?

AI കുറിപ്പുകൾ സഹായകരമാണ്, പക്ഷേ പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് അവ പരിശോധിക്കേണ്ടതാണ്, പ്രത്യേകിച്ച് ക്ലയന്റുകളുമായോ നേതൃത്വവുമായോ. പേരുകൾ, നമ്പറുകൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, സമയപരിധികൾ, സെൻസിറ്റീവ് വിശദാംശങ്ങൾ എന്നിവ അവലോകനം ചെയ്യുക. AI കുറിപ്പുകളെ ഒരു പൂർണ്ണമായ നിയമ അല്ലെങ്കിൽ അനുസരണ രേഖയായിട്ടല്ല, സഹായകരമായ ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റായി കണക്കാക്കുക എന്നതാണ് ലേഖനത്തിന്റെ പ്രായോഗിക നിയമം. മനുഷ്യ അവലോകനം ഇപ്പോഴും പ്രധാനമാണ്.

അവലംബം

1. മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പിന്തുണ - മൈക്രോസോഫ്റ്റ് ടീമുകളുടെ മീറ്റിംഗുകളിലെ ഫെസിലിറ്റേറ്റർ - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - കോപൈലറ്റ് മീറ്റിംഗ് പോളിസി ക്രമീകരണങ്ങൾ - learn.microsoft.com

ഔദ്യോഗിക AI അസിസ്റ്റന്റ് സ്റ്റോറിൽ ഏറ്റവും പുതിയ AI കണ്ടെത്തുക

ഞങ്ങളേക്കുറിച്ച്